ARIS 9 for best-in-class SAP Solutions slides by Software AG

<a href="

” title=”ARIS 9 for best-in-class SAP Solutions slides by Software AG”>ARIS 9 for best-in-class SAP Solutions slides by Software AG

These slides give a good first overview of Process-Driven SAP Management for the entire SAP Life-cycle.

bQuind BV (www.bquind.nl) created an unique methodology that will cover all needed aspects such as:

  1. Scheduling & planning,
  2. Roadmap
  3. Business case(s)
  4. stakeholder management,
  5. implementation af ARIS,
  6. convention manual,
  7. structure, filters, semantic checks
  8. user-management
  9. IDM integration
  10. Reporting
  11. technical and functional documentation,
  12. training,
  13. integration with SAP Solution Manager
  14. synchronisation
  15. projectmanagement 

We have created a 4-hour overview session on ARIS 9 for SAP. This session will either be held open at our office in Naarden, The Netherlands or in-company. Several cases and references will give you a quick-start. As a consecutive session we can help you to create a clear roadmap for implementation/migration to ARIS 9.

For more information info@bquind.nl or contact me directly.

Process alignment en blueprinting

Procesmodellen staan niet op zich. Aan een procesmodel alleen heb je als organisatie niets. Het gaat om wat je doet met het procesmodel. Hoe kan je het model gebruiken om meerwaarde te creëren? Bij het modelleren van het procesmodel dien je dus al rekening te houden met de doelstelling van het model en met de doelgroep. In voorgaande blog posts heb ik hier een uitgebreide beschrijving van gegeven.

In de ‘Process Modeling for SAP’ Propositie zit die meerwaarde in de synchronisatie van het procesmodel met het SAP landschap. Het procesmodel zoals door de business bepaald is directe input voor beheer en optimalisatie van het SAP landschap als enabling technologie onder de bedrijfsprocessen. De vernieuwde ASAP methodiek van SAP is hier volledig op gestoeld.

Als voorbeeld: een afdeling logistiek krijgt te maken met een nieuw product wat wordt ontwikkeld en vermarkt. Bij dit nieuwe product wordt het just-in-time principe gehanteerd. Om dit nieuwe product mee te nemen in de logistieke planning dienen een aantal processen te worden geoptimaliseerd. Handelingen in de workflow dienen elkaar sneller op te volgen en er dient een sterkere controle te komen op voortgang, kwaliteit en het opvolgen van klant wensen.

In het ARIS model betekent dit dat een aantal functies sneller worden uitgevoerd. Dit komt terug in events en statussen. Het betekent dat een aantal controle handelingen worden toegevoegd en worden geautomatiseerd.

Het procesmodel wordt aangepast conform de bepaalde SOLL situatie. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de Business Process Repository (BPR) van SAP middels de SAP Solution Manager (SSM). In deze BPR kan je proces(delen) en activiteiten die SAP objecten vertegenwoordigen. Denk aan transacties of transactiedelen.

Ook de specifieke requirements (gebruiker, functioneel en technisch) worden in het ARIS model aangegeven. Vanuit performance management wordt in het model ook gekeken welke risico’s worden gelopen ten aanzien van de nieuwe normen en welke beheersmaatregelen dienen te worden genomen om dit te bewaken. Vervolgens vindt er een synchronisatie plaats tussen het ARIS model en de processen in SSM. In SSM ontstaat een groepsgewijs overzicht van de scenario’s, processen en activiteiten/events. Vervolgens kan per activiteit en/of proces in SSM de bijbehorende documentatie worden opgehangen. Dit kan door een link naar het fysieke document. Deze documenten kunnen functionele of technische beschrijvingen zijn of elk ander bijbehorend document.

Image

Uit deze synchronisatie blijkt exact hoe de configuratie in SAP dient te worden aangepast om aan de nieuwe wensen en eisen te voldoen. Dit leidt tot een Blauwdruk (of blueprint)waarin het procesmodel staat weergegeven inclusief requirements, risico’s en beheersmaatregelen en ‘geraakte’ SAP Configuratie items, ook de bijbehorende documenten of delen daarvan kunnen onderdeel uitmaken van de blauwdruk.

Na een validatie ronde op de blauwdruk bij de verschillende stakeholders kan IT direct aan de slag om aan de nieuwe wensen en eisen te voldoen.

Hiermee ontstaat een krachtige en snelle ‘change procedure’ waarbij business vertegenwoordigers en IT vertegenwoordigers samen kijken naar de (on)mogelijkheden bij het verwezenlijken van SAP solutions om zodoende snel en adequaat te voldoen aan wijzigende business wensen en requirements.

Een volgende optie is om het gesynchroniseerde model terug te zetten in ARIS waarna het kan worden gebruikt voor testen van het blauwdruk resultaat. Dit kan door een SSM – TAO combinatie en/of door de blauwdruk in HP-ALM om te zetten in testscripts inclusief test workflow. Daarover later meer.

BPM Communication (Part4) – New developments and innovations

Developments

There are some developments in BPM that have a strong impact on  the way people work together in BPM projects and transitions and in the way the Business Process Model is used. This makes it even more important to have a suitable BPM communication plan.

Some mayor developments:

  • BPM in the Cloud; makes it easier to create and access models from different locations.
  • Collaborative design and modeling; people can actually work together on the same model from different locations at any time; in the organization and between organizations.
  • Big Data; Terracotta and SAP HANA create possibilities for rapid process analytics. Process information is real-time accessible for the different stakeholders through in-memory technology.
  • Case Management; Integration of Business Process Management, Workflow Management, QA and ERP.

Vendors of BPM suites are well aware of the fact that communication is crucial for the success of the BPM project and transition. In their innovations they create more suitable channels and sources of information that can be used to collaborate and communicate.

Although we see this development within all BPMS vendors, in this chapter we focus on SAP and Software AG. Most of the BPM software is already being discussed in the other chapters.

SAP

SAP started their revival of BPM some years ago. SAP understands that BPM is an important method to keep processes aligned between business and the IT environment and that BPM is a key factor in improvement of processes.

SAP NetWeaver provides a modeling environment that allows users to visually design and model business processes for execution within and beyond enterprise boundaries. It supports a wide variety of business processes, ranging from unstructured and flexible, collaborative workflows to highly structured long running transactions that occur across multiple systems owned by different business partners[i].

Figure 5: Collaborative process modeling models presented in NetWeaver Developer Studio

With SAP NetWeaver for BPM, SAP provides the following capabilities:

  1. Exploits business-process efficiency by giving your business users the ability to directly model, manage, monitor, and analyze business processes
  2. Enables continuous process improvement and the dynamic modification of business processes
  3. Extends the value of your company’s core business investment and maximizes the return on its strategic assets by providing the ability to change process rules without additional IT investment
  4. Provides greater visibility into critical business operations for better decision making by delivering the right information at the right time
  5. Allows the integration of people, applications, and internal and external resources

Figure 6: Process modeling options with SAP Solutions

With the integration of SAP StreamWork with SAP NetWeaver BPM, SAP provides a possibility to actually collaborate on modeling processes.The collaborative process modeling tool in SAP StreamWork is a web-based real-time tool for modeling business processes using the BPMN (Business Process Modeling and Notation) standard.

It allows people through their browsers to model business processes and instantly share how these processes are created. Furthermore, the additional tools offered by SAP StreamWork (like discussions, tables, file sharing, inviting people to an activity) really strengthen the ad-hoc collaborative nature of this tool[ii].

Software AG

Software AG provides their ARIS Business Publisher[iii]. It provides users with structured, context-related information on the enterprise and its processes. You can display information according to process or role within the company or by project.

New developments in this area are the Dynamic Publisher with high-performance, on-demand generation of all process content based on user access. Count on fast export times as well as the flexibility to select a preferred viewing style.

Figure 7: ARIS Business Publisher

For the ARIS Business Publisher also a Mobile pack & go solutions is available. In addition to dynamic business publishing, one or more models can be published as a fully navigable static HTML export. Static exports can be packaged and distributed to employees who are not on line or don’t have access to the underlying dynamic Web technology.

Highly flexible presentation & communication

Process content can be presented according to your corporate design or the needs of your target groups. Employees can arrange and display the information they need in the browser. New sources of information can be integrated easily using JavaScript, XML or HTML.

This was the last part of this blog describing BPM communications.


[i] SAP Solution Brief; Business Process Management with SAP NetWeaver

[ii] Uncovering the value of collaborative process modeling with SAP StreamWork; Eduardo Chiocconi; 25 january 2012

BPM Communication (Part 3) – BPM Communication Strategy and Plan

Stakeholders

When does the stakeholder need the information? How does she get the right information? On which device is it presented? What does it look like?  What is the regularity? Etc.

These roles and requirements are the starting point in determination of the goals of the BPM initiative, its scope, timing and the business case.

Besides this, roles and requirements determine a lot more, i.e. the members of the project team and the project board, the way the process is designed and described, the key-performance indicators that will be incorporated in the process, the way the process is communicated and presented and the way the process can be governed and controlled.

Most of these points in the user-centered approach have been described in the other subjects and chapters of this book. This chapter focuses on the Communication Management aspects and therefore on the BPM user roles used within the process portal.

Once AirTide has designed and modeled their processes the repository contains a big source of data and knowledge. It is important that this knowledge should be presented to the different stakeholders in the most suitable way at the appropriate time.

While setting up the BPM portal, AirTide needs to be aware of the requirements of all the requirements from the stakeholder. All stakeholders will access the BPM portal for their specific view of the process model including detailed information such as:

  • business rules,
  • documentation,
  • organizational entities,
  • KPI’s and performance measures,
  • system support,
  • location data,
  • master data,
  • risk & compliance measures.

In order to provide this information in the right way, at the right time and according to the users requirements AirTide has created a BPM communication strategy and plan.

The BPM communication strategy and plan contains the answers to four questions[i]:

  1. What do we want to say?                    – The message
  2. When will we say it?                            – The timeline
  3. To whom do we want to say it?         – The audience
  4. How will we say it?                              – The channels

In the case of AirTide the answer to the first question is aligned with the deliverables of each BPM project stage, for example:

  • These are our agreed on processes.
  • Here can you find them.
  • This is how to read them.
  • This is how the change process works.
  • These are the process goals, the performance indicators and the measures.
  • These are the business rules, risks & compliancy regulations and measures.
  • This is how you can read and use the process model.
  • These are the documents used in the processes.

The answer to question two is related to the project stages. The information is presented at a moment that best suits the purpose of the message.

We can define four stages or communication[ii]:

1.    Awareness; during the BPM strategy and set-up, as building blocks are being defined, various process communities are create and continuously informed about the BPM transformation progress and future plans.

2.    Pilot; when main BPM building blocks have been established in the BPM transition and pilots are showing first results, all audiences should be informed about the pilots and the overall BPM roadmap. In addition, BPM trainings should begin.

3.    Implementation; when the BPM transition has been completed, a continuous communication plan should be set for all audiences

4.    Continuous feedback; Throughout the BPM transformation, feedback mechanisms should be in place to measure the progress being made in the communication efforts.

For example; in order to gather the information as input for the process model workshops are held. This is still the awareness stage. In this stage the community existing of HR employees is being informed about the BPM goals and approach. It is important that contributors to the workshop know exactly what the scope is of the processes, what kind of information is needed and how it will be used in creating the model in ARIS using the BPMN language. An example of communication in the second stage is training of people in pilot environments in usage of ARIS Business publisher.

For the answer to the fourth question an analysis was made of all the stakeholders. Stakeholders or the audience is then grouped based on their interests regarding the BPM project and based on what the BPM projects expects from the stakeholder group. Per stakeholder group their interest, the expectation and the used messages and channels, the way the messages are presented as being the answer to the last question, is presented in the communication matrix.

Figure 4: example of a communication matrix

With this matrix and the roll-out of the several communication messages using the right channels B-Air was able to keep all stakeholders aligned and informed.

 Lessons-learned

There are several things to keep in in in BPM communications:

  1. Make sure all messages are aligned in content and time, and there are no inconsistencies.
  2. Used channels should be aligned with the message and with the audience.
  3. Channels used should be easy to access at the right time and place for all stakeholders in the audience.
  4. Create clear definitions of each stakeholder group. However don’t create to much stakeholder groups and don’t deviate on a too detailed level.
  5. It should be clear who is in charge of the deployment of the BPM communication strategy and plan; who is the communication officer?
  6. Have all stakeholder definitions in place before creating the actual Business Process Model so you can communicate the scope, impact, requirements and validations.
  7. Use the stakeholder definitions while creating the Business Process Model in deciding the modeling conventions such as: the detail level needed, the objects used, the definitions given to events and actions and the naming conventions.
  8. In selecting the channels make sure you align with the devices used for communications. For example, are people using mobile devices then be sure to align the communication protocol and also the messages.
Next time we will discuss New Developments and Innovations in the final part of BPM Communication


[i] Business Process Management – The SAP Roadmap; Galileo Press; Snabe, Rosenberg et all.

[ii] Business Process Management – The SAP Roadmap; Galileo Press; Snabe, Rosenberg et all.

BPM Communication (Part 2) – BPM Communications in B-Air Airline Company

B-Air Business process Model

B-Air described their processes in ARIS. Business analysts gather all necessary information from the employees, managers, HR employees and documentation to be able to create an business process model. They created an overview showing the tasks and events in the HR processes, covering the end-to-end process called Hire-to-Retire. The model exists of several layers and of two parts: the Business decomposition and the Functional decomposition.

             Image          

Figure 2: Business process Model in layers and decompositions

The Business decomposition is created to be able to present the model to people in the business such as executives, unit managers and business analysts. The Functional decomposition is used to synchronize to SAP Solution Manager and for blue printing. It shows an overview of the process and the attached requirements in a report that is used by developers for reasons of configuration and by testers for requirement based testing.

BPM stakeholders

B-Air defined the following stakeholder groups that are also the audiences of the messages in the BPM communication plan:

  • Business end-users,
  • Business analysts,
  • Business architects,
  • BPM modelers,
  • Process owners,
  • Business managers.

B-Air described clear definitions per stakeholder group. This way all messages and used communication channels can be aligned with the needs per group.

All stakeholders all have a specific role in the BPM project because each person with a specific business process role has knowledge of the processes and also has specific requirements to the model and to the way it is presented and when it is presented.

Image 

Figure 3: roles in processes (BPM Framework by IDS-Scheer).

Next time I will discuss the BPM Communications Strategy and Plan.

 

BPM Communication (Part 1) – Description of the process area

Recently I wrote a blog on BPM communications describing a case showing how and why communications is important in a BPM project and how to deal with this topic. This is the first part (of 4):

  1. Description of the process area
  2. BPM Communications in B-Air Airline Company
  3. BPM Communications strategy and plan
  4. New developments and innovations

One of the main drivers for BPM is to create operational excellence and agility in your process environment. Nowadays processes that are effective and governable, that lack differentiation in its outcome and that are adaptive, changeable and manageable are the main driver for success. First step in order to reach operational excellence and agility in your processes is to scope, design and describe the to-be situation and to determine added-value from your process organization. While doing so the target audience, people that have a stake in the process, has to be taken as a starting point. Proper communications management takes care of all people with their stakes, roles, responsibilities and requirements in the BPM project but also in the targeted process and in its execution and management.

 The short description of Communications Management given in the BPM Framework by IDS-Scheer (http://www.ariscommunity.com/users/frlu/2009-03-02-enterprise-bpm-framework) is:

‘The integration of BPM user-roles within the SAP/ARIS business process portal assures right information at the right time’.

 Image

Figure 1: real time, role based process data

 

In order to deliver the right information at the right time it is important to, not just, integrate user roles, but even more to build your BPM initiative from a user-centered approach.

This means that in the definition stage of your initiative (project or journey) you have to start with the definition of requirements coming from the diversity of roles in the target audience.

Because communication is a key element for the success of BPM vendors such as SAP and Software AG provide suitable solutions.

B-Air a BPM Communications case

Starting 2010 a small airline company called B-Air wants to start an eHRM project. B-Air has 1200 employees of which 800 are pilots and cabin crew. B-Air flies to 26 countries around the world. Their current HR processes are merely covered with SAP HCM. The HR department consists of 150 people that conduct HR processes such as:

  • Recruitment,
  • Replacement,
  • Flexible benefits,
  • Evaluations,
  • Job advices,
  • Etc.

The target of B-Air is to become the best employer in the business by creating an innovative and open business culture. One of the ways to deploy this strategy is by offering all sorts of online services. For HR this means creating an HR process portal that will cover the majority of HR tasks on a role based manner. Employees will have their personal self-service environment they can access at any time, from any place. In order to create this self-service HR portal, B-Air needs to describe their processes first and determine how to translate their process model in actual self-services.

In the next part we will look at the BPM communications case for B-Air.

Flexibiliteit waar mogelijk en stabiliteit waar nodig

Medewerkers worden zelfstandiger, kunnen vrijer keuzes maken in tijdsbesteding en in werkomgeving en werkplek. Ze krijgen steeds meer inspraak en worden steeds meer zelfsturend. Wil dit succesvol zijn dan werkt deze medewerker in een organisatie die steeds flexibeler is en die daarmee steeds sneller reageert op veranderende omstandigheden zoals klantwensen, markt, wensen van de medewerkers, overnames en fusies etc.

Hoewel dus flexibiliteit gewenst is willen we toch graag uniformiteit en stabiliteit bereiken waar dat mogelijk is. ‘Hoe minder deviatie in de uitkomsten, hoe voorspelbaarder, hoe beter de kwaliteit te managen en dus ook hoe goedkoper is het devies’.

Business Process Management kan hierbij een goed middel zijn om deze flexibiliteit te bewerkstelligen en om de rol en taken van de medewerkers optimaal te ondersteunen maar toch bij te dragen aan stabiliteit en voorspelbaarheid. Door middel van gedegen procesmodellen wordt flexibiliteit verkregen waar dat mogelijk is en stabiliteit waar dat benodigd is. Wat is er mooier dan de volgende droom:

‘Een team medewerkers werkt virtueel samen. Elke week hebben zij continue inzicht in de performance van het proces en in wat de effecten van hun handelen is. Dit inzicht is procesgebaseerd maar waar nodig ook op basis van een individuele case. Op basis van deze gegevens en meetpunten kunnen teamleden continue zelf voorstellen doen voor verbetering in het procesmodel en het effect van die optimalisatie doormeten in een simulatie omgeving. Deze verbeteringen en ook het procesmodel zijn uniek voor elk teamlid. Het sluit optimaal aan aan de individuele wensen en eisen ten aanzien van tijd, plaats, device en informatiebehoefte.

Gezamenlijk kunnen ze vervolgens besluiten welke optimalisaties daadwerkelijk worden doorgevoerd. Na het besluit wordt de optimalisatie dan ook direct doorgevoerd in de ondersteunende systemen waardoor het direct effectief wordt en leidt tot betere prestaties.’

De realisatie van deze droom valt of staat met samenwerken en communiceren. Het begint met een gedegen procesmodel. Dit procesmodel bestaat uit een overzicht van activiteiten, bijbehorende requirements, simulatieomgeving met real life cases, rollen en eventueel zelfs bijbehorende schermobjecten. Dit procesmodel dient toegankelijk te zijn voor alle stakeholders. Alle stakeholders dienen vanuit hun eigen verantwoordelijkheid en mandaat bij te kunnen dragen in de continue optimalisatie van het proces. IT dient direct op de hoogte te zijn van optimalisaties, simulaties en consequenties in configuratie en architectuur zodat zij direct kunnen reageren en implementeren.

De techniek maakt het nu mogelijk om ook daadwerkelijk deze droom te laten uitkomen. Collaborative modelling, BPM in the Cloud en Toolchain architectuur maakt het mogelijk. Hiervoor bestaan er al een aantal best-practices en templates die kunnen worden gebruikt. Echter het valt of staat met de participatie van alle stakeholders en met het kunnen vertalen van de persoonlijke wensen en eisen naar oplossingen in het model. Uiteindelijk gaat het dus toch weer om samenwerken en communicatie tussen mensen….

Update 09 mei 2012 Software AG begrijpt het. ‘Software AG Launches Data Masking for Adabas, Ensuring Data Anonymity and Security Throughout the Life Cycle’

http://www.sys-con.com/node/2271483

Informatiebeveiliging… de ideale werkomgeving is nog ver weg.

Al meer dan 5 jaar ben ik meer dan geïnteresseerd in zaken als ‘Het Nieuwe Werken’ en ‘The High Performance Workplace’. Ik wil hier geen definities geven van HNW of HPW. Daarvan zijn er al voldoende en bovendien is naar mijn idee de definitie van HNW en HPW heel persoonlijk. Het is daarmee dus ook niet relevant wat de definitie of beschrijving exact is. Wel is het relevant dat ik nog steeds merk dat de ideale werkomgeving voor HNW geen gemeengoed is. Sterker nog, door berichten over privacy, hackers die inbreken in KPN databases en medische gegevens die op straat liggen, heerst er een steeds groter gevoel van onbehagen bij het beschikbaar stellen van informatie en werkprocessen voor mensen die plaats en tijd ongebonden willen werken. Organisaties proberen steeds meer om de eigen databronnen afgeschermt te houden en om informatie dusdanig te beveiligen dat remote werken niet meer aan de orde is. Ik hoor mensen klagen dat ze steeds minder taken kunnen uitvoeren op een andere werkplek dat het eigen kantoor.

Voor een deel is dat natuurlijk helemaal terecht. Data en informatie kun je niet zomaar op straat laten rondzwerven. Hiervoor zijn privacy en content-eigenaarschap te belangrijk. aan de andere kant heeft HNW zoveel voordelen in onze maatschappij dat de balans misschien wel te ver doorslaat. De vraag is dan ook; waarom zijn organisaties niet instaat om verschillende categorieën te onderkennen in privacy en security voor data en informatie? Wanneer we een indeling in categoriën bedenken die algemeen aanvaard is en als standaard wordt gehanteerd, en die duidelijk aangeeft welke data/informatie in welke categorie valt, dan kunnen we deze categoriën gebruiken in het vastleggen van werkprocessen, in compliancy regels en misschien zelfs in wetgeving. Wanneer er dan informatie uit een bepaalde categorie beveiliging op straat ligt is het mogelijk de informatieeigenaar daarop aan te spreken of zelfs eventueel strafrechtelijk te vervolgen.

Categoriën in informatiebeveiliging geven de mogelijkheid om werknemers duidelijk te maken wat ze wel en wat ze niet plaats- en tijd ongebonden kunnen uitvoeren wegens het wel of niet voorhanden hebben van data/informatie. Op basis hiervan kan ik me voorstellen dat er tevens bijpassende (openbare ruimtes) ontstaan waar al dan niet secure gewerkt kan worden en waar bepaalde categoriën data/informatie dus wel of niet voorhanden is en dus ook bepaalde werkprocesen wel of niet kunnen worden uitgevoerd. Nu zijn er al heel veel databeveiligings protocollen, categoriën en compliancy regelgeving maar deze regels zijn nooit opgesteld vanuit de gedachte dat mensen op een veilige manier dienen te kunnen beschikken over informatie om daarmee plaats en tijd ongebonden taken te kunnen uitvoeren. Wie komt met de eerste aanzet voor een standaard in informatiebeveiliging?